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Business File archiviazione digitale dei documenti.

Un'azienda moderna necessita di strumenti informatici efficienti ed efficaci, in grado di fornire architetture informative sempre più complete che consentano da un lato, di gestire ed organizzare l'enorme quantità di informazioni generate e ricevute quotidianamente, dall'altro, di ricercare ed ottenere i documenti desiderati indipendentemente dal luogo dove questi sono stati memorizzati. L'adozione di Business File permette di raggiungere i seguenti benefici:

risparmio: notevole riduzione dei documenti stampati su carta e minori costi di gestione connessi alla conservazione fisica degli archivi
efficienza: maggiore velocità e precisione a supporto dei flussi di lavoro
produttività: drastica riduzione degli errori e della duplicazione delle informazioni, ricerca estesa dei documenti archiviati a supporto dei processi lavorativi
sicurezza: gli archivi digitali sono più facili da proteggere e conservare nel tempo e possono essere resi disponibili agli utenti con livelli di accesso differenziati

Nella versione Net di BUSINESS FILE sono disponibili i seguenti moduli:

BF_K Software development kit
BF01 Archiviazione, visualizzazione, ricerca e stampa
BF02 Visualizzatore web (ricerca e stampa documenti via internet)
BF04 Firma digitale e archiviazione sostitutiva
BF05 Archiviazione automatica tramite barcode
BF10 Integrazione con ERP Business
BF12 Terminal Server

BF_K Software development kit

Tramite il modulo SDK è possibile integrare BUSINESS FILE con altri software aggiungendo a questi ultimi le funzionalità  necessarie per la gestione elettronica dei documenti. Possono essere integrati sia moduli personalizzati di Business sia altri software. 
Tramite il modulo SDK è¨ possibile richiamare tutte le funzionalità  disponibili manualmente (creazione categorie e tabelle di base, gestione utenti, archiviazione, ricerca, ecc.).

BF01 Archiviazione, visualizzazione, ricerca e stampa

Il modulo base di BUSINESS FILE dispone di tutte le funzionalità  necessarie all'archiviazione elettronica dei documenti.
Gestione tabelle di base
Le tabelle di base possono essere definite liberamente dall’utente.
In particolare è possibile:
- creare nuove tabelle di base senza limitazione sul numero di campi
associare una tabella di base ad una tabella del programma ERP Business ed attivare in questo modo l’allineamento automatico dei dati
- valorizzare manualmente le tabelle di base attraverso un “data entry” generato in automatico dal sistema
- alimentare una tabella di base sia da un database esterno che da foglio MS Excel
- avere in una stessa tabella sia record inseriti manualmente che record importati dal programma ERP Business 
Gestione utenti e gruppi
Le autorizzazioni per accedere alle categorie ed alle tabelle di base sono a livello di gruppo e non di singolo utente.
Per ciascun gruppo è possibile definire le regole di accesso (lettura, scrittura, controllo completo) a: 
categorie 
tabelle di base 
fascicoli lotti dell’archiviazione sostitutiva 
ditte 
tipi di file gestiti
Gestione dei metadati L'anagrafe dei metadati (comune a tutte le ditte) può essere utilizzata per collegare fra loro attributi presenti in categorie diverse ma con lo stesso significato logico ed è possibile aggiungere nuovi metadati oltre a quelli già precaricati. 
Fascicolazione dei documenti archiviati
È possibile creare dei fascicoli ed associare a questi i documenti archiviati. 
È inoltre possibile stampare con un unico comando tutti i documenti contenuti in uno specifico fascicolo oppure creare un file.zip con tutti i documenti del fascicolo ed inviarlo per e-mail.
Link differito
Tramite il link differito è possibile riconciliare le registrazioni dell'ERP Business (contabilità , magazzino e ordini) con i documenti presenti in BUSINESS FILE.
L'operatore inserisce dei parametri a scelta (es. tipo documento "œfattura immediata ricevuta" e categoria "documenti passivi") e definisce quali sono i campi da collegare affinchè vengano effettuate in automatico le associazioni (questa attività  può essere schedulata oppure eseguita manualmente).
Il programma genera un log con tutte le segnalazioni generate dall'elaborazione.
Possibilità  di cambiare il formato grafico del file
Gli operatori abilitati possono esportare i files archiviati ('intero documento o parti di esso) e possono scegliere il formato grafico di output.
Per esempio, dato un documento in formato PDF di tre pagine, è possibile esportare in modo indipendente le pagina in formati diversi:
pagina 1 = JPG
pagina 2 = BMP
pagina 3 = TIF
Gestione “log”
Insieme agli attributi del documento, sono memorizzati automaticamente dal sistema anche le seguenti informazioni:
operatore / data della “prima archiviazione”
operatore / data della “ultima modifica”
Questi nuovi quattro campi sono disponibili nei filtri di ricerca.
Ricerca documenti
Nella ricerca documenti all'interno di una categoria è possibile utilizzare diversi operatori nei filtri di ricerca (es. da numero / data a numero / data, operatori <>, >, <, ecc.).
Tutti gli attributi di una categoria sono utilizzabili come filtri di ricerca.
Con la ricerca libera è possibile ricercare un testo all’interno degli attributi dei documenti di tutte le categorie contemporaneamente.
Accesso e visibilità documenti
L'accesso ai documenti e la conseguente visibilità può essere configurata a livello di "categoria" e, per ogni singola categoria, la visibilità di un documento può essere collegata al valore di un "attributo" così da permettere, ad esempio, ad un cliente di accedere tramite il modulo "visualizzatore web" ai propri ordini oppure ad un agente di accedere ai propri documenti.
Avvisi configurabili
È disponibile un meccanismo di "alert" per configurare specifici avvisi agli operatori su determinate "azioni" effettuate con BUSINESS FILE come ad esempio l'inserimento di nuovi documenti, la modifica del valore di un attributo, ecc.
L'uso combinato dell'accesso e visibilità documenti per valore attributo e degli avvisi configurabili, permette di configurare un workflow di processo semplice ma efficace.

BF02 Visualizzatore web

Tramite browser web è possibile ricercare e visualizzare i files archiviati con BUSINESS FILE.
L'accesso al visualizzatore web richiede la digitazione del proprio"nome utente e "password" (identiche nel caso di operatori che utilizzano anche la versione client / server).

È possibile ricercare i documenti archiviati tramite: ricerca documenti (selezionando la categoria di riferimento) ricerca estesa (selezionando una, più o tutte le categorie e alimentando una serie di filtri così da "affinare" il più possibile i criteri di ricerca)ricerca fascicoli (selezionando il fascicolo elettronico di riferimento).

BF04 Firma digitale e archiviazione sostitutiva

Con questo modulo è possibile:

Firmare file archiviati in chiaro
archiviare file già firmati digitalmente
apporre la marca temporale in alternativa al riferimento temporale alla firma dei files
fare la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali
in fase di consultazione di un documento archiviato, tramite un’apposita icona è possibile rilevare se è stata apposta la firma e se è stato incluso in un lotto per la conservazione sostitutiva.
Inoltre, i file firmati digitalmente possono essere ricercati tramite appositi filtri di selezione.
Per la conservazione sostitutiva è necessario: 
creare, inserire documenti,
chiudere e firmare un lotto con apposizione della marca temporale
copiare il tutto su supporto ottico / magnetico
Un lotto firmato può essere riaperto per l’inserimento, la modifica o la cancellazione dei documenti.
In fase di chiusura del lotto (prima della fase di firma), il sistema effettua una serie di controlli per garantire la correttezza dei campi indice dei documenti da conservare.
Conformemente alla normativa vigente, BUSINESS FILE già prevede una serie di campi indice ma l’operatore può definire i parametri di controllo dei campi indice che possono essere ampliati rispetto a quelli standard.

BF05 Archiviazione automatica tramite barcode

Tramite la lettura di un codice a barre contenente alcune informazioni prestabilite è possibile attivare la funzionalità  di archiviazione massiva di una serie di documenti (sia su le distinti che contenuti in un unico file) associando i file al documento corrispondente in Business.
BUSINESS FILE permette di utilizzare i barcode in tre diverse modalità:
barcode generici (il barcode è un progressivo che permette l’archiviazione del documento in una categoria generica e la successiva associazione ad una categoria definitiva ed ad un oggetto di Business) 
barcode specifici (il barcode identifica un determinato record di Business e permette al programma di archiviare ed associare in automatico il documento al record di Business di riferimento) 
barcode personalizzati (il barcode è di origine esterna ed è possibile definire una mappatura sulle categorie per associare il documento alla categoria di appartenenza e per estrarre alcuni dati dal barcode per la valorizzazione di alcuni attributi).

BF10 Integrazione con ERP Business

Il modulo di integrazione con l’ERP Business permette di automatizzare tutte le fasi di archiviazione e valorizzazione degli attributi di ricerca.
BUSINESS FILE è integrato con diversi moduli dell’ERP Business:
Contabilità Generale
Vendite / Fatturazione (testata e singole righe dei documenti)
Magazzino (testata e singole righe dei documenti)
Ordini Clienti / Fornitori (testata e singole righe dei documenti)
Agenti e Provvigioni
RDA / RDO
CRM (Customer Relationship Management)
Anagrafe Commesse
Gestione associazioni
L'associazione fra documenti dell'ERP Business e categorie di BUSINESS FILE può essere dettagliato a livello di "serie" (es. fatture immediate emesse serie A = categoria fatture attive italia e serie B = fatture attive estero).
Inoltre, sono presenti tutti i controlli necessari per la corretta associazione dei campi; sono, inoltre, disponibili diverse funzionalità  per velocizzare l'inserimento delle associazioni.
Possono essere attivati degli automatismi per l'archiviazione automatica delle stampe prodotte da Business e per la creazione dei fascicoli.
Fascicolo automatico
Il fascicolo automatico viene creato ed aggiornato automaticamente dal sistema per collegare ad un documento di magazzino tutti i documenti collegati:
fattura immediata + ordini
fattura differita + DDT + ordini
DDT + ordini 
L’icona per la visualizzazione del fascicolo automatico è disponibile nella gestione dei documenti di magazzino dell’ERP Business.
Una volta attivata questa nuova funzionalità, se per il documento corrente il fascicolo non esiste, questo viene creato in automatico e se esiste, viene aggiornato con il nuovo documento.
Ad esempio, nel caso di fattura differita ricevuta (o emessa) il fascicolo conterrà: il documento fattura tutti i DDT ricevuti (emessi) collegati alla fattura tutti gli ordini (o impegni cliente) collegati ai DDT

BF12 Terminal Server

BUSINESS FILE richiede l'attivazione di questo modulo per installazioni con Microsoft Terminal Services e/o Citrix MetaFrame - Citrix XenApp

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